Auteur: Claude Reck, responsable d’équipe Cash Management & Trade Finance Services, Luzerner Kantonalbank AG

Dans moins d’une demi-année, à savoir à compter du 30 juin 2020, les premières QR-factures seront envoyées aux entreprises. Cette nouveauté a été annoncée depuis 2015. Quelles répercussions aura-t-elle sur le logiciel utilisé, les lecteurs et la comptabilité? Quoi qu’il en soit, de nouveaux processus devront être mis en place pour gérer la nouvelle QR-facture afin d’éviter une charge de travail manuel supplémentaire et des coûts.

La QR-facture implique des changements

En fonction de l’organisation interne de l’entreprise, la QR-facture aura un impact différent: si l’entreprise saisit peu de factures fournisseurs manuellement, mais directement dans l’e-banking d’un établissement financier, la QR-facture n’implique aucun changement. Toutes les informations nécessaires figurent sur la nouvelle QR-facture, même si elles sont affichées différemment.

Si la facturation et les opérations de paiement sont traitées à l’aide d’un logiciel comptable, c’est le moment ou jamais de clarifier avec l’éditeur du logiciel s’il est prêt pour prendre en charge la QR-facture. Cela notamment parce que la QR-facture contient beaucoup plus d’informations que les bulletins de versement en circulation actuellement. Selon toute probabilité, une mise à jour du logiciel est nécessaire.
Si les factures sont saisies à l’aide d’un lecteur ou d’un scanner, les entreprises doivent s’assurer qu’elles peuvent interpréter correctement le code QR sur la QR-facture et transmettre les informations au logiciel sans erreur.

Si les entreprises s’y prennent trop tard pour procéder aux adaptations matérielles ou logicielles, si une mise à jour logicielle n’est pas effectuée à temps ou si un nouveau lecteur ne fonctionne qu’avec un certain retard, il faut compter avec des étapes de travail manuel, davantage de temps et des coûts supplémentaires importants.  

Avantages de la QR-facture

Le changement à venir s’accompagne d’avantages importants: la QR-facture permet d’économiser du temps et de l’argent. Pour les entreprises qui ne disposent pas d’une solution logicielle, il est désormais possible de saisir toutes les informations de paiement en un seul clic, par exemple avec un smartphone (services bancaires mobiles) ou un lecteur (e-banking), et de les transmettre à l’établissement financier. Plus besoin de saisir manuellement des données ou d’en ajouter par la suite.

Si un logiciel est utilisé, les informations supplémentaires fournies permettent d’améliorer sensiblement la qualité du trafic des paiements. Ceci grâce à des informations de paiement structurées de manière cohérente, des messages de statut plus rapides et moins d’erreurs de lecture et de comptabilisation. Couplé avec un lecteur ou un scanner, le degré d’automatisation et donc l’efficacité des processus peuvent être considérablement augmentés.

L’utilisation de l’IBAN (International Bank Account Number) est la condition préalable la plus importante à un déroulement sans problème. L’IBAN normal ou le QR-IBAN peut être utilisé. Les entreprises peuvent obtenir des informations à ce sujet auprès de leur établissement financier ou de leur partenaire logiciel.

Il n’est pas trop tard

Que faire si une entreprise n’a encore pris aucune mesure? Il est préférable de contacter immédiatement la banque et le partenaire logiciel. Ces derniers se feront un plaisir d’accompagner leurs clients PME dans leurs démarches de planification et de transition, afin qu’ils puissent profiter pleinement de la nouvelle procédure de facturation et optimiser leurs processus.